Mikkelin kaupunki ja Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy tilasivat opinnäytetyön, jossa Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun (XAMK) YAMK-opiskelija Julia Partti on selvittänyt ostojen kohdistumista, jakautumisesta ja volyymeista. Opinnäytetyön tuloksia tarkennettiin ja syvennettiin Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n manuaalisen työn ja Mindhive Oy:n kehittämän pienen ohjelman avulla. Ostolaskudata osoitti, että tavaroiden ja palveluiden toimittajista noin 30 prosenttia oli paikallisia. Nämä toimittajat vastasivat 41 prosenttia kaupungin euromääräisistä hankinnoista.
Analyysin pohjana käytetään vuoden 2021 ostolaskudataa, joka sisältää paljon hankintoihin liittymätöntä tietoa, kuten avustuksia sekä Essoten palveluostoja. Tästä johtuen ostolaskudatasra ei voida suoraan vetää johtopäätöksiä hankinnoista. Tulosten analysoinnissa ja julkaisemisessa ostolaskudataa käsitellään kuitenkin hankintadatana, koska hankintadatasta ei tällä hetkellä ole mahdollista saada yksilöityjä tietoja tietojärjestelmistä
Ostolaskudata-analyysi vahvisti käsityksen siitä, että hankinta- ja ostotoiminnalla on suuri merkitys kaupungin ja yritysten toiminnalle ja taloudelle. Ostolaskudatan volyymi ilman Essoten laskutusta oli 83 972 733,00 euroa vuonna 2021. Tämä summa jakaantui isolle joukolle yrityksiä. Kaikkiaan yli 1000 euroa laskuttaneita tavaran ja palveluiden toimittajia oli 1129 kappaletta. Näistä yli 10 000 euroa laskuttaneita toimittajia oli 478 kappaletta.
Paikallisten hankintojen osuus kaupungin euromääräisistä hankinnoista on 40 prosenttia
Kaikkiaan paikallisia tavaran ja palveluiden toimittajia oli yhteensä 320 kappaletta vuonna 2021. Näistä yli 10 000 euroa laskuttaneita tavaran ja palveluiden toimittajia oli 134 kappaletta. Paikallisten toimittajien osuus lukumäärän perusteella on alle kolmannes (30,3 %) kaikista toimittajista ja määrä on rinnasteinen verrokkikaupunkeihin. Kun osuuksia verrataan toimialakohtaisesti, tulee huomioida, että joillakin aloilla paikallisesti tarjontaa ei ole tai sitä on hyvin vähän, jolloin paikallisten osuus hankinnoista kyseiseltä toimialalta jää vaatimattomaksi.
Euromäärän perusteella paikallisten osuus on suhteessa korkeampi eli 41 % ostolaskudatan kokonaisarvosta ilman Essoten palveluostoja. Pyrkimys prosenttiosuuden kasvattaminen kannattaa, sillä jokainen lisäprosentti hankinnoista, joka jää paikallisille tavaran ja palveluiden toimittajille, tuo 830 000 euroa elinvoimaa alueelle. Keinot, jolla paikallisten prosenttiosuutta voidaan hankintalain sääntöjen mukaisesti lisätä, ovat puitejärjestelyt ja minikilpailutukset, osatarjousten salliminen sekä erityisesti jaetun urakan ja projektimallin hyödyntäminen rakennushankkeissa.
Yrityksiltä toivotaan lisää tarjouksia julkisiin hankintoihin
Ostolaskudata-analyysissa nousi esiin huoli vähäisestä tarjousten määrästä kaikissa hankintojen kokoluokissa. Ilmiö on yleismaailmallinen, mutta sen syitä tulisi selvittää myös paikallisella tasolla. Pienhankintojen ahkeran kilpailuttamisen myötä tarjousmäärät ovat Mikkelin kaupungilla onneksi tasaisessa nousussa, mutta tarjouksia tulee edelleen vähän esimerkiksi suhteessa tarjouspyyntöihin tutustuneiden määrään.
Mikkeli on tunnollinen kilpailuttaja
Kilpailutusmäärien perusteella voidaan todeta, että Mikkelin kaupunki on tunnollinen kilpailuttaja. Kilpailutusmäärät ovat olleet tasaisessa kasvussa ja Mikkeli onkin ahkerimpia kilpailutuskaupunkeja omassa kokoluokassaan. Erityisen ahkerasti Mikkelin kaupunki on kilpailuttanut pienhankintoja. Pienhankintojen kilpailutukset mahdollistavat mikro- ja pienyritysten osallistumisen. Ostolaskudata-analyysi myös vahvistaa, että hankintoja on tehty runsaasti mikro- ja pienyrityksiltä.
Analyysiaineistoon on mahdollisista tutustua tarkemmin Mikkelin kaupungin vuoden 2021 ostolaskudatan tutkimus, rikastaminen ja analysointi -dokumentista.
***
Mikkelin kaupunki julkaisi ensimmäistä kertaa ostolaskudatansa 31.3.2022. Julkaistu aineisto kattaa vuoden 2021 ostolaskut ja sisältää niin palvelujen, aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden ostot kuin muutkin ostolaskuin maksetut menot kaikilta toimialoilta.
Ostolaskudatan julkaisulla Mikkelin kaupunki haluaa osaltaan olla mukana julkisen varojenkäytön avoimuuden ja toiminnan läpinäkyvyyden lisäämisessä. Vuosikohtaiset ostolaskutiedot julkaistaan jatkossa kerran vuodessa aina tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen. Vuoden 2021 ostolaskuaineisto on ladattavissa kaupungin verkkosivuilta osoitteesta www.mikkeli.fi/ostolaskudata.