Kaupunginhallitus käsittelee maanantaina 31.3.2025 hankintasäännön muutoksia. Osa muutoksista on teknisluonteisia, mutta esityksessä on myös sisällöllisiä muutoksia.
Esitetyt muutokset tuovat Mikkelin kaupunkikonsernin pienhankintojen euromääräiset suorahankintarajat ja dokumentoidun hintakilpailun euromääräiset rajat lähemmäs verrokkikaupunkien keskiarvoa. Samalla ne keventävät kaupungin pienhankintojen prosesseja ja helpottavat paikallisten yritysten osallistumista pienhankintoihin.
Pienhankintarajojen korotuksille hyvät perusteet
Hankintaprosessiin ja siihen liittyviin hankintalainsäädännön kynnysrajat alittaviin hankintoihin eli ns. pienhankintarajoihin esitetään päivityksiä tarkoituksenmukaisuus- ja tehokkuussyistä. Samalla muutosehdotuksissa korostetaan paikallisten toimijoiden huomioimista pienhankintoja tehdessä. Päätösesityksessä todetaan, että erityisesti pienhankinnoissa huolellisella paikallisten toimijoiden kartoittamisella ja tarjouspyyntöjen lähettämisellä mahdollisimman monelle soveltuvalle paikalliselle yritykselle on mahdollista tukea seudullista elinvoimaa.
Valmistelussa on huomioitu niin viime vuosien voimakas inflaatiokehitys kuin nykyiset hankintojen työvoimaresurssitkin. Norminpurku lisää osaltaan kaupunkikonsernin toiminnan tehokkuutta ja joustavuutta. ”Hankintayksikön näkökulmasta maltillista nostoa pienhankintojen rajoihin puoltaa kaupungin työntekijä- ja hankinta-asiantuntijaresurssin tarkoituksenmukaisempi kohdentaminen suurempien ja vaativampien hankintojen valmistelutyöhön”, kertoo kaupungin hankintapäällikkö Jani Suomalainen. ”Karkea arvio on, että muutos vähentäisi vuositasolla pienimpien hankintojen valmisteluun ja viranhaltijapäätösten laatimiseen liittyvää työmäärää noin kahden kuukauden henkilötyöpanoksen verran”, jatkaa Suomalainen.
Pienhankintarajojen korotukset maltillisia
Hankintasäännössä määriteltyjä eli ns. pienhankintojen rajoja esitetään nostettavaksi, mutta hyvin maltillisesti verrattuna verrokkikaupunkeihin. Suoraan tehtävien pienhankintojen ylärajaksi esitetään jatkossa 8 999 euroa.
Suorahankintana toteutettavien pienhankintojen uusi enimmäiskoko olisi yhdenmukainen tilaajavastuulain mukaisten selvitysten toteuttamisen kanssa. Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset on tehtävä hankinnoissa, joiden arvonlisäveroton arvo on vähintään 9 000 euroa. Suorahankintana toteutettavien pienhankintojen euromääräisen rajan yhteyteen esitetään lisättäväksi ohjeistus, jonka mukaan näiden hankintojen kohdalla on pyrittävä käyttämään paikallisia yrityksiä kaupunkikonsernin kokonaisetu huomioiden. Esitetyillä hankintarajoilla hankintapäätökset tulisi tehdä vähintään 9 000 euron suuruisista hankinnoista.
Dokumentoidulla hintavertailulla toteutettavien kynnysrajat alittavien hankintojen eurorajoja esitetään muutettavaksi 9 000–19 999 euron pienhankinnoissa sovellettavaksi. Dokumentoitu hintavertailu tarkoittaa esimerkiksi sähköpostikyselyjä, jotka tallennetaan myöhempää tarkastelua varten. Dokumentaarisessa hintakilpailussa tulee tarjous kysyä vähintään kolmelta toimijalta. Hintakriteereiden lisäksi mukana voi myös olla laatukriteerejä. Uudet pienhankintojen ohjeistukset kokonaisuutena helpottavat erityisesti pienempien paikallisten yritysten mahdollisuuksia osallistua kaupungin hankintoihin. Koska alle 20 000 euron kilpailutuksiin osallistuminen ei vaadi hankintajärjestelmäosaamista, helpottaa se pienempien paikallisten yritysten osallistumismahdollisuuksia.
Sosiaali- ja terveyspalveluille ja muille erityisille palveluhankinnoille omat pienhankintarajat
Osaksi kaupungin palvelutuotantoa vuoden 2025 alusta lukien siirtyneiden työllisyyspalveluiden hankinnoista merkittävä osa on hankintalain liitteen E mukaisia hankintoja, joilla on hankintalaissa omat, muita hankintoja korkeammat kilpailuttamisen kynnysarvot. Nykyisessä hankintasäännössä ei ole määritelty lainkaan erillisiä pienhankintarajoja liitteen E mukaisille hankinnoille. Liitteen E mukaisia hankintoja ovat sosiaali- ja terveyspalvelut sekä muun muassa postipalvelut, hotelli- ja ravintolapalvelut sekä tutkinta- ja turvallisuuspalvelut. Liitteen E mukaisiin pienhankintoihin esitetään dokumentoidun hintavertailun vaatimista vähintään 9 000 euron ja enintään 49 999 euron hankinnoille. Vähintään 50 000 euron liitteen E mukaiset hankinnat tulisi kilpailuttaa pienhankintajärjestelmällä.
Perusteellinen pohjatyö esityksen takana
Taustoituksena hankintasäännön päivitysesityksiin on kartoitettu 18 muun keskisuuren kaupungin suorahankinta- ja hankintapäätösrajoja. Suorahankintarajojen keskiarvo näillä vertailukaupungeilla on 14 361 euroa ja mediaani 10 000 euroa. Hankintapäätöksen laatimisvaatimuksen rajan keskiarvo on 8 000 euroa ja mediaani 9 000 euroa. Mikkelin kaupunkikonsernin hankintasääntöön nyt esitettävä 9 000 euron raja suorahankinnoille ja hankintapäätöksille on siis suorahankintojen osalta selvästi alle keskiarvon ja myös 1 000 euroa alle mediaanin. Hankintapäätösten laatimisen osalta esitetty uusi raja-arvo vastaisi vertailukaupunkien mediaania.
Elinkeinoelämän edustajia kuultiin hankintasääntöön suunnitelluista muutoksista 18.2.2025 järjestetyssä keskustelutilaisuudessa, johon kutsuttuna olivat muun muassa Etelä-Savon Yrittäjien, Mikkelin Yrittäjien sekä Etelä-Savon kauppakamarin edustajat. Keskustelutilaisuudessa pienhankintarajojen nostamiseen liittyen saadun palautteen perusteella hankintasääntöön ehdotettaviin muutoksiin lisättiin täydennyksenä edellä esittelytekstissä mainitut kirjaukset huolellisesta paikallisten toimijoiden kartoittamisesta sekä pyrkimyksestä hyödyntää paikallisia yrityksiä suorahankintana toteutettavissa pienimmän kategorian pienhankinnoissa. Hankintarajoihin esitetyillä muutoksilla on mahdollista pyrkiä pienhankintojen aiempaa parempaan kohdentumiseen Mikkelin seudun yritysten toteutettavaksi.
Kaupunki pyrkii avoimuuteen kaikissa hankinnoissa. Avoimuutta toteutetaan hankintapäätösten laatimisen ja julkaisun lisäksi myös kaupungin verkkosivuilla vuosittain julkaistavan ostolaskudatan avulla. Vuoden 2024 ostolaskudata julkaistaan kevään aikana.
Tutustu 31.3.2025 kaupunginhallituksen esityslistaan tästä linkistä.
Kuva: Pihla Liukkonen