Kaupungin vuokratonttien tontinvuokrasopimustenhallinnassa ja sen seurauksena tontinvuokralaskutuksessa on ilmennyt epätarkkuuksia. Epätarkkuudet ilmenivät järjestelmämuutoksen yhteydessä. Suurin osa epätarkkuuksista on onneksi pieniä, muutamien eurojen vuosittaisia eroja.
Kaupunki laskuttaa tontinvuokria kahdesti vuodessa. Tänä vuonna ensimmäinen tontinvuokrien laskuerä lähtee asiakkaille nyt kesäkuun alussa. Pian saapuvat tontinvuokralaskut tulee maksaa nyt laskutetulla summalla. Mikäli muutostarvetta ilmenee, niistä ilmoitetaan vuokralaisille erikseen, kun koko sopimusaineisto on käyty läpi.
Kaupunki pahoittelee tilannetta. Tarkoitus on selvittää ja korjata tilanne niin pian kuin se resurssien puitteissa on mahdollista.
Epäkohdat havaittu järjestelmämuutoksen yhteydessä
Kaupungilla on ollut käytössä sopimustenhallintaohjelmana Koki Kiinteistönpito vuodesta 2006. Uuden paikkatietojärjestelmän myötä myös maanvuokrasopimusten sopimustenhallinta on siirtynyt vuosien 2024-2025 aikana Trimblen sopimustenhallintaan.
Kaupungin vuokrasopimusten kokonaisuus on merkittävä. Tällä hetkellä sopimustenhallinnassa on noin 3 300 laskutettavaa vuokrasopimusta. Vuonna 2024 laskutettavat tontinvuokratulot olivat noin 4,2 miljoonaa euroa.
Järjestelmävaihdoksen jälkeen tehdyssä aineistovertailussa on havaittu sopimushallinnassa epätarkkuuksia, jotka vaikuttavat vuokrien määrään. Tämänhetkisen tiedon mukaan epätarkkuudet liittyvät muun muassa sopimusten erilaisiin ehtoihin kuten indeksikorotuksiin ja indeksikorotuksista tehtyihin määräaikaisiin indeksihelpotuksiin. Havaintojen perusteella osaa asiakkaista on laskutettu liikaa ja osaa liian vähän. Koska asia on juuri havaittu, ei virheiden määrästä ja euromääräisestä vaikuttavuudesta ole vielä tarkkaa tietoa. Karkeasti arvioiden virheitä on noin kolmanneksessa sopimusten määrästä, mutta euromääräinen vaikutus jäänee pieneksi.
Jotta laskutus saadaan ajantasaisesti sopimusten mukaiseksi, kaikki noin 3 300 vuokrasopimusta tulee käydä läpi. Näin varmistutaan siitä, että kaikki sopimustiedot ovat oikein tallennettuna uuteen järjestelmään. Tämä mahdollistaa tontinvuokra-asiakkaiden tasa-arvoisen kohtelun.
Kaupunkikehityslautakunta päättää toimenpiteistä
Kaupunkikehityslautakunta päättää 10.6.2025 kokouksessaan toimenpiteistä, joita kaupunki tekee asian korjaamiseksi. Päätösehdotuksessa esitetään, että kaupunki palauttaa tai laskuttaa virheelliset tontinvuokrat kolmelta edelliseltä vuodelta, mikäli laskutuksessa on ollut virhettä enemmän kuin 10 euroa vuodessa. Lisäksi kaupunki tekee riittävän henkilöstöresurssivarauksen tarkistamaan sopimusarkiston vuokrasopimukset, tekemään tarvittavat korjaukset sopimustenhallintaan sekä oikaisemaan liikaa tai liian vähän perityt maksut.
Päätösesityksessä esitetty kolmen vuoden määräaika perustuu lain antamaan määräaikaan. Oikeudellisesti palautettavissa määrissä kysymys on perusteettoman edun palautuksesta. Perusteettoman edun palautusta koskee yleinen vanhentumislain mukainen kolmen vuoden velan vanhentumisaika. Laskutettavien määrien osalta kysymys on tavanomaisesta velasta, johon myös pätee kolmen vuoden vanhentumisaika, joten yli kolme vuotta vanhoja tontinvuokria ei voida laskuttaa.
Pienempiä kuin 10 euron vuokraeroja ei päätösesityksen mukaan ole järkevää lähteä perimään tai palauttamaan siihen tarvittavan työmäärän vuoksi.
Tutustu kaupunkikehityslautakunnan esityslistaan tästä linkistä.
Kuva: Pihla Liukkonen