Kaupunginhallitus 18.10.2021 Liite 1 § 417
1. Työskentelyn painopisteet
– Valtuuston hyväksymään strategiaan sitoutuminen
– Myönteisen julkisuuskuvan rakentaminen kuntamarkkinoinnissa ja elinkeinotoiminnassa sekä yhteistyön syventäminen alueen sidosryhmien kanssa
2. Työskentely tiiminä
– Kaupunginhallitus, kaupunginvaltuuston puheenjohtajat ja johtavat viranhaltijat muodostavat johtamisessa tiimin, jolla on yhteinen tavoite ja tahto.
– Keskinäinen arvostus ja kunnioittaminen sekä kannustus ovat kantavia voimia asioiden hoitamisessa. Päätöksenteko on sujuvaa ja päätöksiä tehdään kollegiaalisesti.
3. Asioiden valmistelu
– Isot strategiatason asiat valmistellaan luottamushenkilöiden, johdon ja henkilöstön yhteisessä prosessissa hyvän ennakkovalmistelun pohjalta.
– Kaupunginjohto valmistelee itsenäisesti oman työnjakonsa pohjalta toimivaltaansa kuuluvat asiat
– Palvelutuotannon johtamiseen liittyvät asiat valmistellaan ja päätetään hallintosäännön mukaisesti ao. lautakunnissa, kaupunginhallituksen ja kaupunginvaltuuston määrittelemien linjausten mukaisesti.
4. Ennen kokousta
– Jäsenen tulee ilmoittaa hyvissä ajoin esteestä osallistua kokoukseen. Ilmoitus sekä henkilökohtaiselle varajäsenelle että listatiimille (listatiimi@mikkeli.fi).
– Kaupunginhallituksen esityslistat ovat valmiina edellisen viikon torstaihin mennessä, kokouskutsu tulee linkkinä sähköpostiin. Mahdolliset lisäasiat lähetetään perjantain aikana.
– Jos valmistelutiedot ovat puutteelliset, jäsenet ja kaupunginvaltuuston puheenjohtajat voivat pyytää lisätietoja esittelijältä, asian valmistelijalta tai hallintojohtajalta.
5. Kokouksessa
– Kokous alkaa minuutilleen kokouskutsussa annettuna aikana. Jäsenen kokousjärjestelmä on oltava auki kokouksen alkamisaikana.
– Puheenvuorot pyydetään sähköisen kokousjärjestelmän kautta. Puheenvuoropyyntöön liitetään tieto siitä, mitä asiaa puheenvuoro koskee.
– Kokouksen tavoiteaika on korkeintaan kolme (3) tuntia. Suunnittelukokouksen kesto on korkeintaan neljä (4) tuntia.
– Asioiden käsittelyssä pyritään siihen, että merkittävien asioiden esittelyt on hoidettu suunnittelukokouksissa ja ryhmien väliset neuvottelut on käyty ennen kokousta.
– Varsinaiset kokoukset ovat päätöskokouksia!
– Keskustelun pelisäännöt: keskustelut ovat luottamuksellisia, yhteistä aikaa käytetään arvokkaasti, puheenvuoroihin käytetty aika pyritään pitämään kohtuullisena, suosituksena puheenvuoron pituudelle enintään kolme (3) minuuttia, puhe on toisia kunnioittava ja arvostava, työskennellään yhteistoiminnallisesti tavoitteiden saavuttamiseksi
– Lautakuntiin ja johtokuntiin valittavat kaupunginhallituksen jäsenet raportoivat seuraamansa toimielimen merkittävistä kokousasioista.
– Kunkin jäsenen, kaupunginvaltuuston puheenjohtajan ja läsnä olevien viranhaltijoiden on pidettävä huolta omasta esteellisyydestä ja jäävättävä itsensä tarvittaessa. Esteellisyys ja sen syy on ilmoitettava selkeästi.
– Kokouksen aikana pidetään tauko kahden tunnin välein.
– Kokouksissa ei saa valokuvata eikä nauhoittaa ilman puheenjohtajan suostumusta.
– Suunnittelukokouksissa kohdassa ”muut asiat” hallituksen jäsenet ja kaupunginvaltuuston puheenjohtajat voivat nostaa esille asioita, joista halutaan lisätietoja tai selvityksiä asioista, joita halutaan nostaa kaupunginhallituksen agendalle.
– Kokouksen aikana kaupunginhallituksen päätöksistä ei lähetetä tietoa medialle, ml. sosiaalinen media, ilman puheenjohtajan suostumusta.
6. Tiedottaminen
– Kaupunginhallituksen valmisteilla olevista asioista ja päätöksistä tiedotetaan keskitetysti kaupunginjohdon toimesta.
– Kaupunginhallituksen päätösten tiedottamisesta vastaa kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Viestintäpäällikkö laatii mediatiedotteen. Tiedote lähetetään medialle sen jälkeen, kun puheenjohtaja on sen hyväksynyt.
– Omissa sosiaalisen tai muun median kirjoituksissa tai haastatteluissa voi olla eri mieltä kaupunginhallituksen päätöksistä, mutta oma mielipide kerrotaan korrektisti.
7. Toiminta jäsenenä
– Hallituksen jäsenet sitoutuvat yhdessä sovittuun linjaan.
– Kaupunginhallituksen jäsenten tulee toimia luottamustehtävässään arvokkaasti tehtävän edellyttämällä tavalla. Työskentelyssä tulee kunnioittaa toisten mielipiteitä.
– Hallituksen jäsenet osallistuvat mahdollisuuksien mukaan koulutustilaisuuksiin sekä edustustehtäviin.
8. Kaupunginhallituksen kokousaikataulu
– Kaupunginhallituksen kokousrytmissä vuorottelevat kaupunginhallituksen varsinaiset kokoukset ja suunnittelukokoukset.
– Kaupunginhallitus järjestää tarpeen mukaan seminaareja strategisten asioiden valmistelua varten.
9. Työskentelyn arviointi
– Hallitus arvioi työskentelyään itse kerran vuodessa.